آن قورباغه را بخور!
21 روش عالی برای توقف تعلل و انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر
توسط برایان تریسی
1. ابتدا بزرگ ترین و زشت ترین قورباغه خود را شناسایی کرده و با آن مقابله کنید
اگر مجبورید دو قورباغه بخورید، اول زشت ترین قورباغه را بخورید.
قورباغه شما مهمترین وظیفه شماست. این موردی است که به احتمال زیاد آن را به تعویق می اندازید، اما همچنین می تواند بیشترین تأثیر مثبت را بر زندگی شما داشته باشد. با انجام این کار اول صبح، خود را برای موفقیت و بهره وری در طول روز آماده می کنید.
عادت شروع با بزرگترین چالش خود را در خود ایجاد کنید. این رویکرد شتاب ایجاد می‌کند و به شما احساس موفقیت می‌دهد. همچنین تضمین می کند که حتی اگر در آن روز به هیچ چیز دیگری نرسیدید، پیشرفت قابل توجهی در مورد چیز مهمی داشته اید. به یاد داشته باشید، اهمال کاری دزد زمان و فرصت است. با خوردن قورباغه خود ابتدا کنترل روز و زندگی خود را به دست می گیرید.
2. روز خود را از قبل برنامه ریزی کنید و بی رحمانه اولویت بندی کنید
هر دقیقه ای که در برنامه ریزی صرف می شود، ده دقیقه در اجرا صرفه جویی می کند.
برنامه ریزی یک ابزار مهم مدیریت زمان است. با صرف 10 تا 12 دقیقه برای برنامه ریزی روز خود از قبل، می توانید تا دو ساعت در زمان تلف شده و تلاش پراکنده در طول روز صرفه جویی کنید. از روش ABCDE برای اولویت بندی وظایف خود استفاده کنید:
- پاسخ: باید انجام داد – کارهای بسیار مهم با عواقب جدی
- ب: باید انجام داد – کارهای مهم اما کمتر حیاتی
- ج: انجام دادن کارها خوب است – کارهایی که عواقب واقعی ندارند
- د: تفویض – کارهایی که می تواند توسط شخص دیگری انجام شود
- E: حذف – کارهایی که می توان به طور کلی حذف کرد
همیشه از یک لیست کار کنید. هنگامی که چیز جدیدی می آید، قبل از انجام آن، آن را به لیست اضافه کنید. این عادت ساده می تواند بهره وری شما را از اولین روزی که شروع به استفاده از آن می کنید تا 25 درصد یا بیشتر افزایش دهد.
3. قانون 80/20 را برای هر کاری که انجام می دهید اعمال کنید
20 درصد از فعالیت های شما 80 درصد از نتایج شما را تشکیل می دهد.
بر فعالیت های با ارزش تمرکز کنید. اصل پارتو یا قانون 20/80 نشان می دهد که 20 درصد تلاش شما 80 درصد نتایج شما را به همراه دارد. این وظایف پر تاثیر را شناسایی کنید و آنها را اولویت بندی کنید. این ممکن است به این معنی باشد:
- تمرکز بر 20 درصد مشتریانی که 80 درصد درآمد شما را تولید می کنند
- تمرکز بر 20 درصد محصولاتی که 80 درصد سود شما را به همراه دارند
- وقت خود را به 20 درصد از وظایف خود اختصاص دهید که 80 درصد ارزش شما را ایجاد می کند
به طور مداوم از خود بپرسید: “آیا این وظیفه در 20٪ بالای فعالیت های من است یا در 80٪ پایین؟” این طرز فکر به شما کمک می کند تا روی چیزهایی تمرکز کنید که واقعاً مهم هستند و از گرفتار شدن در کارهای کم ارزش خودداری کنید.
4. اهمال کاری خلاقانه را تمرین کنید
شما نمی توانید هر کاری را که باید انجام دهید انجام دهید. باید کاری را به تعویق بیندازید!
عمداً انتخاب کنید که چه چیزی را به تعویق بیندازید. از آنجایی که نمی توانید همه کارها را انجام دهید، تصمیم بگیرید که فعالیت های کم ارزش را به تعویق بیندازید. این به شما این امکان را می دهد که زمان و انرژی خود را بر روی کارهای پرتأثیر متمرکز کنید. برخی از راهبردها برای اهمال کاری خلاق عبارتند از:
- «نه» گفتن به کارهای غیر ضروری
- واگذاری وظایفی که دیگران می توانند انجام دهند
- حذف کامل فعالیت های غیر ضروری
به طور مرتب مسئولیت های خود را مرور کنید. به طور مداوم از خود بپرسید: “اگر قبلاً این کار را انجام نمی دادم، با دانستن آنچه اکنون می دانم، آیا امروز دوباره وارد آن می شدم؟” اگر پاسخ منفی است، کاندیدای اصلی حذف یا تعلل خلاقانه است.
5. احساس فوریت را در خود ایجاد کنید و اقدام کنید
مشخص ترین ویژگی ظاهری یک مرد یا زن با عملکرد بالا، «عمل گرایش» است.
تعصب نسبت به اقدام را پرورش دهید. افراد با عملکرد بالا فکر می کنند، برنامه ریزی می کنند و اولویت ها را تعیین می کنند، اما سپس به سرعت و با قدرت به سمت اهداف خود حرکت می کنند. آنها به طور پیوسته و پیوسته کار می کنند و بسیار بیشتر از افراد معمولی که وقت خود را برای فعالیت های کم ارزش تلف می کنند، انجام می دهند.
هدف وارد شدن به حالت «جریان» شوید. این حالت ذهنی اوج عملکرد است که در آن احساس شادی، شفافیت و بهره‌وری بالایی می‌کنید. برای رسیدن به این هدف:
- روی کارهای با ارزش کار کنید
- سطح بالا و مستمر فعالیت را حفظ کنید
- حواس پرتی و وقفه ها را از بین ببرید
- به شدت بر روی کاری که در دست دارید تمرکز کنید
با ایجاد حس فوریت و انجام اقدامات مداوم، می توانید بهره وری و اثربخشی خود را به طور چشمگیری افزایش دهید.
6. بر روی نتایج کلیدی تمرکز کنید و به طور مداوم بهبود دهید
ضعیف ترین ناحیه نتیجه کلیدی شما ارتفاعی را تعیین می کند که در آن بتوانید از تمام مهارت ها و توانایی های دیگر خود استفاده کنید.
حوزه های کلیدی نتیجه خود را شناسایی کنید. اینها نتایجی هستند که شما باید برای انجام مسئولیت های خود و حداکثر مشارکت خود در سازمان خود به دست آورید. برای یک مدیر، اینها ممکن است شامل برنامه ریزی، سازماندهی، کارکنان، تفویض اختیار، نظارت، اندازه گیری و گزارش دهی باشد.
به طور مداوم مهارت های خود را ارتقا دهید. هنگامی که حوزه های کلیدی نتیجه خود را شناسایی کردید:
- در هر حوزه خود را در مقیاس 1-10 درجه بندی کنید
- ضعیف ترین ناحیه خود را شناسایی کنید
- هدفی را برای پیشرفت در آن زمینه تعیین کنید
- برای توسعه این مهارت برنامه ریزی کنید
- هر روز روی برنامه خود عمل کنید
به یاد داشته باشید، ممکن است تنها یک مهارت حیاتی با عملکرد برتر در شغل خود فاصله داشته باشید. بهبود مستمر در زمینه های کلیدی نتیجه می تواند تأثیر چشمگیری بر شغل و زندگی شما داشته باشد.
7. تکه های بزرگی از زمان بدون وقفه ایجاد کنید
توانایی شما برای ایجاد و تراشیدن این بلوک‌های با ارزش بالا و زمان بسیار پربار، در توانایی شما برای کمک به کار و زندگی شما نقش اساسی دارد.
بلوک های زمان کار متمرکز را برنامه ریزی کنید. مهمترین کار برای تکمیل به بخش‌های زیادی از زمان بدون وقفه نیاز دارد. استراتژی های ایجاد این بلوک ها عبارتند از:
- صبح زود کار کردن قبل از آمدن دیگران
- خاموش کردن اعلان‌های تلفن و ایمیل
- استفاده از زمان سفر برای کار متمرکز
- برنامه ریزی بلوک های زمانی خاص برای کارهای مهم
از زمان مولد خود محافظت کنید. هنگامی که این بلوک ها را برنامه ریزی کردید، آنها را به عنوان قرار ملاقات با خودتان در نظر بگیرید. خود را نظم دهید تا از این زمان صرفاً برای کارهای با ارزش و متمرکز استفاده کنید. این رویکرد می تواند به طور چشمگیری بهره وری و کیفیت خروجی شما را افزایش دهد.
8. به خود انگیزه دهید تا عمل کنید و مثبت بمانید
کاملاً 95 درصد از احساسات شما، مثبت یا منفی، با نحوه صحبت دقیقه به دقیقه شما تعیین می شود.
تشویق کننده خود شوید. صحبت با خود تأثیر عمیقی بر انگیزه و عملکرد شما دارد. برای حفظ انگیزه خود:
- به چالش ها و شکست ها پاسخ مثبت دهید
- مدام به خود بگویید “من می توانم این کار را انجام دهم!”
- همیشه در هر موقعیتی به دنبال خوبی ها باشید
- در سختی ها به دنبال درس های ارزشمند باشید
- به جای مشکلات، روی راه حل ها تمرکز کنید
خوش بینی را در خود پرورش دهید. افراد خوش بین موفق تر و شادتر هستند. آنها سه رفتار کلیدی دارند:
- آنها در هر موقعیتی به دنبال خوبی هستند
- آنها در هر شکست به دنبال درس های ارزشمند هستند
- آنها همیشه به دنبال راه حل برای مشکلات هستند
با حفظ دیدگاه مثبت و ایجاد انگیزه در خود از طریق خودگویی مثبت، می توانید بر تعلل غلبه کرده و به سطوح بالاتری از عملکرد دست یابید.
9. قدرت های شخصی خود را از طریق مراقبت از خود به حداکثر برسانید
بهره وری شما پس از هشت یا نه ساعت کار شروع به کاهش می کند.
سلامت جسمی و روانی خود را در اولویت قرار دهید. سطوح انرژی شما برای عملکرد بالا بسیار مهم است. برای حفظ حداکثر بهره وری:
- خواب کافی داشته باشید (هدف کنید 7 تا 8 ساعت در شب باشد)
- در طول روز به طور منظم استراحت کنید
- به طور منظم ورزش کنید
- از یک رژیم غذایی سالم و متعادل استفاده کنید
- هر هفته یک روز کامل برای شارژ کردن استراحت کنید
زمان اوج عملکرد خود را مشخص کنید. اکثر مردم صبح ها بعد از یک خواب خوب در بهترین حالت خود هستند. بعضی از آنها بعد از ظهر یا عصر بهتر است. مشخص کنید چه زمانی بیشترین بهره وری را دارید و مهم ترین وظایف خود را در این زمان ها برنامه ریزی کنید.
به یاد داشته باشید، کارکردن طولانی مدت لزوماً به معنای بهره وری بالاتر نیست. اغلب منجر به فرسودگی شغلی و کاهش اثربخشی می شود. با مراقبت از خود، اطمینان حاصل می کنید که انرژی و تمرکز لازم برای انجام کارآمدترین وظایف خود را دارید.
10. کارهای بزرگ را برای غلبه بر اهمال کاری برش دهید و تاس بزنید
اغلب، هنگامی که یک بخش از کار را شروع و تکمیل کردید، احساس می کنید که می خواهید فقط یک «برش» دیگر انجام دهید.
کارهای بزرگ را به قطعات کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید. دو روش موثر برای این کار عبارتند از:
- روش “برش سالامی”: کار را به قطعات کوچک و به اندازه لقمه تقسیم کنید و متعهد شوید که هر بار فقط یک برش انجام دهید.
- روش “پنیر سوئیسی”: تصمیم بگیرید که برای یک دوره خاص و کوتاه (مثلاً 5-10 دقیقه) روی کار کار کنید، سپس متوقف شوید و کار دیگری انجام دهید.
از قدرت تکمیل استفاده کنید. به پایان رساندن حتی یک بخش کوچک از یک کار باعث ایجاد حس موفقیت می شود و باعث ترشح اندورفین در مغز شما می شود. این احساس مثبت به شما انگیزه می دهد که به کار خود ادامه دهید.
با شکستن کارهای بزرگ و دلهره آور به قطعات کوچکتر و قابل کنترل تر، می توانید بر مقاومت اولیه برای شروع غلبه کنید. این رویکرد به ایجاد شتاب کمک می‌کند و تکمیل چالش‌برانگیزترین پروژه‌ها را آسان‌تر می‌کند.
دیدگاهی ثبت نشده است